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Montag, 29 Nov 2021

ISS Security Services zieht Vorteile aus flexiblem und gekoppeltem Planungssystem

issPersonalplanung in der Sicherheitsbranche ist eine Wissenschaft für sich. Viele Mitarbeiten, die in relativ kurzen Schichten an verschiedenen Standorten arbeiten. Das ruft nach effizienter Planung mit der modernsten Planungssoftware.

Eine der größten Herausforderungen für ISS Security Services ist die kontinuierliche Abstimmung zwischen den Sicherheitsanforderungen des Auftraggebers und dem Einsatz der Mitarbeiter. Der Kunde verlangt Sicherheitsdienstmitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen, Qualitäten und Erfahrungen. ISS Security Services hat diese Mitarbeiter und plant sie ein. Auf eine Weise, dass der Kunde zufrieden ist, der Mitarbeiter genau arbeitet und die Kosten beherrschbar bleiben. Klingt einfach. Aber um bei fast 900 Personen, die an 300 Standorten ca. 100.000 Stunden pro Planungszeitraum arbeiten, Kontinuität zu gewährleisten, kommen Planer nicht ohne eine professionelle Planungssoftware aus. “Für uns ist das Rostar CAS”, sagt Jasper Fase, Business Controller bei ISS Security Services.


ISS Security Services

ISS Security Services ist eine Abteilung von ISS Facility Services, dem größten Anbieter von Facility-Diensten in den Niederlanden, einem Unternehmen der ISS Group, die in mehr als 50 Ländern aktiv ist. Mit 1100 Mitarbeitern bietet IIS Security Services Sicherheits- und Empfangsdienste in den gesamten Niederlanden an. Damit ist es der viertgrößte Anbieter auf dem Markt und hat Ambitionen, weiter zu wachsen.


Integrieren von drei klaren Anforderungen

ISS Security Services entstand aus drei selbständigen Unternehmen, jedes mit einem eigenen Planungssystem. Die Vorgabe für die Integration war, dass die Planung zwar dezentral bei regionalen Planern verbleiben sollte, diese aber natürlich nach zentralen, einheitlichen Verfahren arbeiten sollten. Jasper Fase erklärt, welche drei Hauptanforderungen zu erfüllen waren:
“Vor allem eine zentrale Datenbank für die gesamte Planung, das war selbstverständlich. Zweitens wollten die Planer mehr Flexibilität bei ihrer Arbeitsweise. Dabei ging es vor allem um persönliche Bildschirmeinstellungen: Farbverwendung, Bildschirmeinteilung, Filter. Das ist sehr wichtig für einen Planer, der acht Stunden täglich am Bildschirm sitzt. Unsere dritte Anforderung war eine einfache Integration zwischen dem Planungssoftwarepaket und unseren bestehenden Systemen für Finanz- und Personalverwaltung sowie Lohnbuchhaltung."


Rostar CAS: ein großer Schritt nach vorn

iss3Paralax war kein Unbekannter für ISS Security Services, da alle Fusionspartner schon seit einigen Jahren mit Rostar Flex gearbeitet hatten. Zur Zeit der Fusion kam die neue Version Rostar CAS auf den Markt. Das machte die Wahl leicht. Jasper: “CAS war ein großer Schritt nach vorn. Es wurde allen unseren Anforderungen an Flexibilität und Integrierbarkeit gerecht. Aber auch unseren Wachstumsambitionen. Nicht nur durch effizientere Planungsmöglichkeiten, sondern auch durch wertvolle Verwaltungsinformationen aufgrund der enthaltenen Berichtsfunktionen. Alles über Stunden, Ausfälle, offenstehende Planungen, Reisekosten, mit allen erdenklichen Querverbindungen und Filtern: nach Regionen, nach Abteilungen, nach Kunden. Wachstum in einem umkämpften Markt wie unserem erfordert Innovativität und knapp kalkulierte Angebote. Aber das geht nur, wenn die internen Prozesse effektiv ablaufen, bei so niedrigen Kosten und mit so geringem Zeitaufwand wie möglich. Das erreichen wir mit CAS.”


Schnelle Implementierung

Für die Implementierung hat ISS Security Services zusammen mit Paralax alle Planungsverfahren überprüft und neu festgelegt. Gerade weil die Planer dezentral verteilt sind, müssen die Verfahren einheitlich sein. Sie sind in allen Fällen die Grundlage für zwei wichtige finanzielle Prozesse: Lohnzahlung und Rechnungsstellung. Danach ging das System bei ISS innerhalb eines Monats in Betrieb. "Mit drei unterschiedlichen Systemen ging es nicht mehr weiter. Deshalb haben wir uns bewusst zuerst für eine Basiseinrichtung des Planungssystems entschieden, die wir dann allmählich an unsere Anforderungen anpassten. Das stellte hohe Anforderungen an den Lieferanten wie an den Kunden, und wir haben dann auch eng zusammengearbeitet, um das zu realisieren. Ein Jahr Später haben wir die Lohnbuchhaltung angeschlossen. Mittlerweile ist uns die Arbeit mit Rostar CAS so selbstverständlich geworden, dass wir fast vergessen haben, dass es überhaupt da ist. Restlos positiv also”, meint Jasper.


iss4Von neun zu sechs Planern

Jasper ist überzeugt von den Vorteilen von Rostar CAS. "Unsere Planer sagen, das sie jetzt viel genauer und schneller arbeiten können. Und das merkt man: wir planen jetzt mit sechs Planern für dieselbe Anzahl von Mitarbeitern wie früher mit neun. Außerdem hat sich die Qualität der Planung sehr verbessert. Wir können Engpässe früher und besser voraussehen, sodass wir das Personal viel effizienter einsetzen können. Das merken wir an unseren Gewinnmargen und unsere Kunden an unseren Tarifen. Als letztes nenne ich die Integration mit den anderen ISS-Paketen, z. B. der Lohnbuchhaltung. Diese läuft jetzt automatisch, viel schneller und nahezu fehlerfrei. Dadurch haben wir kaum noch Lohnklagen, weniger als 0,5%, und das ist sehr gut in einem System, in dem das Personal nach Stunden bezahlt wird.”


Mehr Interaktion über das Internet

Für die Zukunft erwartet Jasper eine intensivere Interaktion zwischen Planern, Mitarbeitern und Auftraggebern. Mitarbeiter wünschen Einfluss auf ihre Planung. Auftraggeber wollen für Projekte Vorlieben angeben können, so z. B. ein Senior-Sicherheitsdienstmitarbeiter für ein Event. Webmodule sind dann ein wichtiges Instrument. “Die Rolle von Rostar CAS bei der Personalplanung wird immer noch wichtiger”, denkt Jasper. "Wenn Sie als Unternehmer damit beginnen wollen, dann müssen Sie natürlich erst Zeit, Geld und die Bereitschaft zum Mitdenken investieren. Es verlangt nämlich schon einiges von Ihrer Organisation." Aber dann können Sie die Früchte ernten. Das ist uns jedenfalls gut gelungen.”

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